供应商采购，怎么做？

程楠（Nancy CHENG）：MICE China 杂志主编

主持人程楠：我们都知道，举办一次MICE活动，供应商采购是首当其冲会遇到的事情。对于企业、PCO来说，找到合适的供应商是其MICE活动成败的关键，因为如果选择的是一个不靠谱的供应商，他将会把一切都搞砸，然后拍拍屁股走人，最终受影响、受损失的则是甲方；而对于酒店和DMC来说，如何以供应商身份进入到甲方的采购名单，则是其生存的关键，尤其是在现在不甚景气的市场环境下，如果可以抓住一个大客户，甚至可以一年衣食无忧。

那么，面对着如此两个“关键”，甲方和乙方，企业、PCO、酒店以及DMC，他们各自拥有不同的立足点与视角，他们认为供应商采购到底应该怎么做呢？接下来我们不妨听听各方不同的观点。

戴晶（Kenny DAI）：海天网联营销传播机构项目运营总监中国公共关系行业采购主管联盟理事

PCO方戴晶：我更愿意把供应商称呼为合作伙伴。选择合作伙伴的标准，每个人的看法可能不尽相同，我个人认为就像买鞋子一样，要选择最合适的，然后与合作伙伴建立长期良好的合作关系，帮助我们更好地服务好客户。我们当然期望合作伙伴能拥有最好的、最广泛的资源，因此如果您的公司有实力、有资源，可以向整合型的服务商发展；如果您目前只在某个服务领域做得很专业，我倒是建议不要急于扩大，先保持专业性，做深做精。

我们除了现有使用的合作伙伴外，服务商的选择来源大致有以下三个渠道：（1）既定资源：公关行业内享有公认的优秀口碑、有多年服务高端品牌的经验和资历；（2）员工推荐：公司员工在从业中有过合作经验，能够提供良好的产品或服务；（3）主动合作与自主开发：供应商根据行业动态，主动自我推荐寻求合作，且能够提供良好的产品或服务，采购部根据项目需求主动进行供应商开发。

郭方（Robert GUO）：杭州千岛湖希尔顿度假酒店运营总监

酒店方郭方：怎样进入客户的视野、成为竞标酒店，不仅仅是要同客户或客户指定的PCO保持良好关系这么简单，更重要的在于酒店会议销售经理是否能充分了解会议细节、客户需求，同时结合酒店自身设施情况，利用当地旅游资源、户外活动场地、当地政府会奖政策等有利条件，制订个性化、差异化的会议计划，并加以引导，将在很大程度上影响到客户的最终决定。酒店会议经理不仅仅是要充当本职的角色，同时也要成为客户及PCO在会议目的地城市的问题解决专家，向会议客户方及PCO提供建设性的想法及经验分享。

在当前的经济形势下，价格一定是决定酒店能否竞标成功的最重要的因素之一，除了价格，酒店会议销售经理的反应速度、沟通技巧、处理问题的灵活性等也将成为辅助因素，决定酒店是否能够竞标成功。正如前文所提及，极具个性化、差异化并符合客户需求的定制会议计划将让你事半功倍，脱颖而出！

Anita ：某世界500强医药公司采购经理

企业方Anita ：会议类采购一直在医药行业的花费中占了非常大的比重，所以选取什么样的酒店、什么样的会奖供应商，对医药行业的采购来说是一个巨大的挑战。一般来说，酒店的甄选离不开内部需求的确定和内部数据的统计。这主要针对需要覆盖到哪些城市，统计出每个覆盖城市的年度采购量；明确了需要覆盖的城市，并在综合考量了酒店的地理位置、交通及基本运营情况后，向符合要求的酒店或酒店集团发起公开招标的RFP并告知其预计的年度采购量；在收回了所有的RFP之后，比较各家酒店或酒店集团的价格，会场，设施及增值服务等内容，最后做出选择。对于目前医药行业的会奖供应商来说，最需要关注的一个标准就是供应商是否能严格执行公司及行业的合规政策，能不能确保所有费用的透明公开。其他的选择标准分别还有：公司规模、行业经验、成本控制、员工及团队的服务意识以及对其下游供应商的管理及合规培训等。

赵红宇：中旅国际会议展览有限公司业务支持（采购）部总监

PCO方赵红宇：在供应商甄选的过程中，我们首先要看对方的资质是否合法合规，除基本的营业执照和经营许可证外，国内公司要审核公司的年检证明、保险证明是否在有效的时间范围内，海外公司要审核对方是否有目的地国家允许接待入境的公司证明等，这对于我们保障客户公司的会议活动的安全承办起到了重要的作用；其次，要看该供应商的资金实力是否很强，较强的资金实力和良好的资金链，为会奖活动的有效接待，奠定了基础；最后，要看该供应商是否有大型会议和活动接待的背景和经验，并且，是否有专业的会奖部门和会奖团队，与常规的高端旅游的接待不同，会奖团队需要用项目管理的思路，明确的分工和进度，去操盘和推进整个活动的进度，因此，对于团队的经验、背景以及能力的考量，尤其重要，特别是该团队是否有医药、汽车、金融保险、快消品、直销行业的背景和经验，会为供应商甄选的分类管理，有更好的促进作用。

谢培（Tim XIE）：桂林中国国际旅行社有限责任公司会议奖励旅游中心营运总监

DMC方谢培：举个例子：IBM的年会一般会分为两大块，第一块是旅游+订房+机票，交给一家旅行社；第二块为公关搭建创意，交给一家公关公司。因此最好的方式就是DMC既能接旅行社的活也能接公关公司的活，所以DMC要接到IBM的会议最好的方式就是找出IBM的指定旅游和公关供应商，并成为他们的供应商。要成为IBM的采购名单当然是最好的结果，但一般的DMC是难进到这个圈子里的，进入IBM签约供应商的供应商名录里面相对靠谱些，负责供应商签约的一般由市场部专人负责，认识这些负责人就很关键了，因此进入对的圈子，双方就很容易建立联系了。

在经济不景气的时候价格对于大多数的企业来说都是决定性的因素，当然在价格相当的前提下其他因素也会起作用：如：（1）DMC对当地酒店和当地资源的协调控制力；（2）DMC的创意和执行能力，当然不同需求的会议决定因素的重要性是会变化的。有时候也许老板的喜好就能决定了。

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