陈松镇:正能量的8,000人超大MICE活动

陈松镇 国旅集团上海有限公司商务服务分公司总经理

MICE China杂志在第25期至29期曾有我的文章连载《特大型MICE活动经验介绍》,其中我把600人以上的MICE活动称为大型,1,000人以上的MICE活动称为特大型,而8,000人的MICE活动则可用史无前例来形容,其操作的复杂和难度更不可想象。

“2014 年百胜中国餐厅经理年会暨教练团会议”于2014年3月18日至22日在南京举行。来自全国各地区的百胜集团区经理和店经理共计8,000人出席,其中 VIP贵宾180人(外宾占70%),AM区经理900人,RGM店经理7,000人,总公司员工及会务组400人。


8,000 人的会议市场井然有序,少不了服务商的辛勤努力

早在去年秋天我们中标该项目后,在操作及订房安排上就遇到了不少困难:南京的5星级酒店在获悉该大团的用房信息后都想分一杯羹并价格坚挺,因此我不得不向南 京市旅委求助。2013年12月12日,由南京市旅委夏军副主任与我共同主持的接待酒店协调会在南京市旅委会议室召开,我们的操作团队总监马华骏、总执行 张瑜及部下直接与各5星级酒店营销经理洽谈合作意向。由于3天会议期间一日三餐都在酒店内用,酒店的经济效益相当可观,各酒店都显示出合作意向的热情。经 过协调,最终我们选择了南京金奥费尔蒙酒店、 南京威斯汀大酒店、南京世茂滨江希尔顿酒店、南京万达希尔顿酒店、南京索菲特银河大酒店、南京银城皇冠假日酒店、南京金陵饭店、南京古南都饭店、南京万达 嘉华酒店、南京国信状元楼大酒店、南京水游城假日酒店、南京鼎业开元大酒店、南京方源金陵大酒店、明发珍珠泉大酒店、南京中山宾馆、南京维景国际大酒店以 及南京国际会议大酒店等17家酒店。


欢乐有序的入场

用房及用餐的问题解决了,而8,000人的主会场唯一选择就是位于南京市江东路222号的南京奥林匹克中心体育馆。该体育馆面积59,662平方米,有 13,000个座位,座位还可根据需要便捷移动实现多功能化,让我们计划中的文艺演出有足够的空间;而分会场则安排在南京国际会议中心及人民大会堂。

作为此次活动南京方面我们的地接社——南京市中国旅行社有限公司商务会奖中心施晓东总经理及中国康辉南京国际旅行社有限责任公司沈亮副总经理给我们极大的配 合与帮助,早在几个月前团地操作期间施总及沈总就带领他的作业人员来上海与我们公司进行多次协调与沟通,并让相关人员业务对接,明确分工,各就所位,各尽 所职。细节决定成败,从机场车站接送到酒店安排他们的团队都很给力,中青旅(江苏)国际会议展览有限公司也参与了部分客人的接待。

根据日程安排,19日各分组会议分别在金陵饭店昆仑厅、国际会议大酒店和平厅、碧玉厅、夜来香厅、郁金香厅、紫丁香厅举行,而真正让8,000人聚在一起的大戏 则是20日上午的开幕式和晚上的颁奖晚会及文艺演出。200多辆大巴要在20日上午9点前从南京各大酒店出发并准时抵达奥体中心体育馆,线路怎么走?怎么 停车?堵车怎么办?迟到怎么办?这是此次活动摆在我们面前的最大难题,也是对我们组织及协调能力的一次大考,只许成功没有退路。


沈亮、陈松镇、夏军、马华骏、张跃文(从左至右)

我们让奥体中心体育馆在原东大门的基础上临时增开了南大门为停车场,各停车位分为A、B、C区域。南大门为A区,停50多辆大巴;东大门为B、C区,停 160多辆大巴。我们专门测量了各酒店到奥体中心体育馆的公里数,并选择了最合理的并互不相堵的行车线路,所有大巴司机都提前熟悉环境,每位司机都明确固 定行车线路及停车点。

开幕式为20日上午9点,但我与马华骏总监8点半赶到奥体中心体育馆时,200多辆大巴都已抵达会场,并整齐划一地 停在各区域的停车位上。所有百胜餐饮集团员工都穿着统一服装挂着胸牌陆续进场,会场主席台后面6个彩色大荧幕滚动播放着百胜餐饮集团在中国历年的优秀业 绩。当荧幕显示开幕式倒计时数字时,大荧幕上播放着中国航母辽宁舰乘风破浪出海航行的画面,预示着百胜中国这首中国餐饮业的航母也开始了新起点新征程。百 胜餐饮集团中国事业部主席兼首席执行官苏敬轼在开幕式上致词,我特别邀请旅委夏副主任一起观摩了开幕式,当看到体育场内8,000多人穿着统一服装,与大 会主持人互动着的掌声、笑声、欢呼声等热烈场面时,夏副主任感慨地说:“太棒、太给力了!南京还从来没有举办过这么大的MICE活动!”


增开的南大门停车场

要接待好这么大的团队,仅仅靠我们公司派到南京的几十位员工以及南京地接社的部分人员是远远不够的。我们提前几个月与南京旅游学院、南京旅游营养中等专业学 校和南京市少儿高等师范女子中等专业学校进行联系,由以上3个学校推荐出100多名实习生志愿者,并由我们派出旅游资深人员提前1个月到南京对以上实习生 进行业务培训。从服装到礼仪、 从客房登记到退房流程,让他们熟悉了解整个操作流程细节;从机场到车站、从餐厅到酒店、 从车队到体育馆……大会期间到处都能看到这些实习生志愿者,他们默默无闻地为本次活动成功举行做出了努力,也体会了学校课堂书本上学不到的MICE过程。

3月16日至18日百胜餐饮集团还在南京进行了现场冠军挑战赛,只有挑战赛的胜者才有机会参加颁奖晚会。3月20日晚上,在奥体中心体育馆举行的颁奖晚会和 文艺演出,是此次8,000人MICE活动的重头戏。百胜餐饮集团在中国市场无疑是非常成功的,它包括肯德基、必胜客、必胜宅急送、东方既白和小肥羊 5大品牌。以肯德基为例,它在中国各地所开分店已超过4,600家,是美国同业餐饮巨头麦当劳的3倍,肯德基在中国的营业额已经占到全球营业额的60%以 上。荧屏上不断播放着5大品牌2013年度所取得的辉煌业绩, 也为各品牌的团队及个人还有冠军赛的获得者颁发了不同的奖项。颁奖结束后进行了精彩的文艺演出,不少明星歌手都上场献歌。晚会由浙江卫视著名主持人华少主持,他多才多艺并幽默的主持风格让晚会的气氛一浪高过一浪,当台湾实力派歌手王力宏压轴登场演唱时,晚会的气氛达到了高潮。

由于组织方对 本次活动重申低调、低调、再低调,因此主会场奥体中心体育馆外面没有彩旗、气球,也没有欢迎横幅。当颁奖晚会结束散场时,体育馆外只有路灯还亮着,此时几 十位实习生志愿者手举荧光接车牌一字排开在体育馆外面,形成了一道亮丽的风景线。大家尾随实习生的指示牌上车,8,000人很快就消失在体育馆外的夜晚 中。虽然第二天上午4,000多人肯德基员工还将在奥体中心体院馆开会后会,国际会议中心及人民大会堂也都有会议,但那对我们来说已经是小菜一碟了。

此次8,000人MICE活动的成功举行,除了我们及南京的团队共同努力之外,南京市政府、南京市旅委也给了我们很大的帮助。以停车为例,地处南京最热闹地 段新街口的金陵饭店,每天都有14辆大巴停在酒店门口接送客人,没有交警帮助与配合是万万不可能的,其他酒店也同样如此。我们在此次活动开始前一个月打报 告给南京市旅委,旅委批复后又将报告转交给南京市政府办公室。南京市政府很重视这个8,000人的MICE活动,由一位主管的副市长在报告上签字,要求南 京市公安局交警执法总队给予配合,为此次活动的交通安排进行有效的疏导与管控,保证了此次活动的顺利进行。

8,000人的MICE活动在南京成功举行,无疑给南京今后的MICE市场带来了正能量。


有条不紊的散场环节

大家谈


夏军 南京市旅游委员会副主任

“2014 百胜中国餐厅经理年会”会奖接待任务,近期在南京圆满结束。这一活动既是对南京大型会奖接待能力的一次检验,更是为即将在南京召开的青奥会的一次练兵。该 “年会”与会代表近8,000人,在南京停留4晚5天,人数众多,规模超大。整个接待任务具体到数字上,分别是8,000人、200辆大巴、2,400趟 接送、12,000间夜住房、48,000人次用餐、40,000件物料分装……这些都创下了南京会奖接待之最。南京市三家旅行社承担了南京地接任务,近 20家南京五星级酒店承担住宿接待任务,以井然有序、细致周到的安排和服务赢得了包括百胜集团和此次活动的总承接单位在内的各方极大好评,并表示今后会将 更多的会奖活动安排在南京。

作为政府主管部门,南京市政府也积极参与到了此次接待项目中,无论是会前的沟通协调,还是会议期间的综合保 障,政府各相关部门都积极配合,为活动的成功举办,很好地发挥了政府应有的组织、协调及保障职能。此次活动的成功举办,充分说明经过几年的培育和推广,南 京市会奖旅游的设施建设和综合服务水平正在得到业内人士的普遍认可和信任,而此次“年会”接待任务的圆满完成也将有效提升南京会奖旅游的知名度和美誉度, 是南京市发展会奖旅游业所取得的一个丰硕成果,为南京市进一步培育壮大会奖旅游业,建设“中国会奖旅游名城”注入强劲动力。

当然,我还希望借此机会表达一下与MICE China合作的感悟。2013年4月15日,我们南京市旅游委员会与MICE China合作在上海举办了“2013年南京会奖旅游专场推介会”,并在推介会上与上海的业者,如与国旅集团上海有限公司商务服务分公司总经理陈松镇先生 达成了良好的沟通。结果不到一年的时间,这样8,000的大型“年会”来到了南京,这说明我们的推介会活动收到了良好的成效,也说明了与MICE China的合作是成功的。未来,我们也将与MICE China进行更多方面的合作,共同为推动南京的会奖旅游而努力。

我们欢迎更多的会奖活动选择南京,相信青奥之城,魅力南京一定会带来更多的惊喜。


施晓东 南京市中国旅行社有限公司商务会奖中心董事总经理

此次有幸参与“2014百胜餐厅经理年会”,既是对我中心DMC团队能力的一次全面检验,也是一次极佳的学习提高的机会。本着对DMC职责的理解,我们除了 为客户的解决方案落实操作流程及实施细则外;还借助当地资源优势,为客户的解决方案提出了许多有价值的信息及合理化建议;同时,我们也积极协调政府相关部 门,为此次活动的顺利进行在交通、安全等方面提供便利。

活动顺利结束,三点体会:首先,这样的大型活动除了专业MICE团队的服务,政府 的保驾护航不可或缺;其次,此次活动的PCO国旅上海的专业及效率值得学习及效仿;第三点尤为重要,作为MICE目的地,南京从各个方面都具备了承接超大 型活动的条件。活动结束时,国旅马总的一句评价让我印象深刻:此次南京的表现远超出我们的预期!欣喜之余,更有几分期待:请赋予南京更高的预期,因为我们 有信心再度超越。


沈亮 中国康辉南京国际旅行社有限责任公司副总经理

南京做为国内著名的会奖旅游市场,越来越多的国际、国内会议和活动选择了南京。不过对于8,000人的会议,在南京还是非常鲜见的。通过这次超大规模的活 动,让我们南京本地的服务商团队有幸经历了一次锻炼。我公司安排了20多位员工,50多位志愿者参与了本次活动。从前期的培训、到活动中的人员安排,有条 不紊。

通过这次8000人的会议,不仅让南京的服务团队得到一次秣马厉兵,也让南京政府为企业会议提供服务开启了先河。相信在未来,任何大型会议和活动,我们都可以信手拈来。今年六月底中国电信将在南京举办一个特大型活动,人数近两万人,为什么会选择南京——原因不言而喻。