会议服务费,多少合理?


郑蓓(Maria ZHENG):上海中旅国际旅行社有限公司总经理

郑蓓女士1993年毕业于上海外国语大学德语语言文学专业,随后加入上海中旅服务至今。曾先后在多个部门任职,历任欧美部副经理、会展部经理、运营总监、副总经理、常务副总经理, 拥有10多年会展专业从业经验。2010年协助公司成功竞标成为旅游行业唯一一家世博会赞助商——礼宾服务项目赞助商,并担任世博项目中心总经理, 获上海市“世博之星”和“先进个人”称号。2013年开始担任公司总经理,并被推选为SMCC(上海会奖行业精英俱乐部)会长。

主持人郑蓓:中国虽然已经发展成为世界的经济贸易大国,但是现代服务业还处在一个刚刚起步的阶段,更别说大部分人无法望字识义的MICE行业。很多终端客户无法明白,虽然会议服务公司做的仅仅是一些具体的工作,但是他们却是联系会议各方最重要的枢纽,也是会议顺利举办最坚实的保障。会议行业的从业者,他们提供的不仅是服务,也是Know-How。

2013年,虽然整个MICE行业经历了可谓颠覆性的震荡,尤其是GSK事件的发酵,使得整个行业为之蒙羞。但是值得庆幸的是,终于有一个机会,让“会议服务费”这个词,前所未有的、理直气壮地摆到了大家面前。

市场的变化,必将使专业、诚信、合规的会务公司越来越受到客户的青睐,而与之相匹配的会议服务费到底应该是多少?会议行业是否应该为此设定最低标准?怎样的增值服务才能让客户支付更高的服务费?

请大家认真倾听行业上下游从业者各自的心声!



周元晖(Mark ZHOU):海天网联营销传播机构总裁

周元晖先生现任海天网联营销传播机构总裁,是海天网联营销传播机构的创始人之一。他致力于事件营销的研究与实践,拥有近20年的专业营销经验,包括品牌管理、大型会议活动策划及管理、公关传播、体育营销、数字营销及整合营销。服务的客户包括汽车、高科技与互联网、时尚消费品以及政府组织。周元晖先生是MICE China杂志荣誉顾问委员会委员、东城区旅游发展委员会顾问、厦门市会议业特邀顾问、宁波旅游局会奖顾问、杭州旅游局会奖顾问、成都市会议产业战略顾问。

PCO方周元晖:在国内,会议活动主办者受生产型采购思维的主导,更倾向于依据场地、搭建、物料等直观易量化的标准来衡量会议活动的服务费,而在创意、设计、管理等方面,由于缺乏行业统一标准,所能收取的服务费比例较少。

个人认为,这种服务费收取标准没有体现服务商的真正价值,收取的服务费普遍偏低,而且有继续下降的趋势。以20年的从业经验,海天网联认为服务商按照会议活动总额的约30%收取服务费较为合理:其中包括方案阶段的创意策划、筹备阶段的人员投入、活动期间的现场服务以及后续收尾总结。一方面保证代理公司给予从业人员应有的待遇,保留合理的利润以支持本公司及产业的可持续发展,同时甲方也会从高品质服务所带来的高投入产出(ROI)中受益。

当然,要改善现状需要业内同仁的共同努力。不断提升客户在专业度和智力输出方面的价值认可,并通过标准化管理,达到形式上创新多变、执行上高效准确、内容上精益求精,为会议活动创造多元化的增值服务。



李梅珂:GE 医疗中国间接采购主管

李梅珂女士先后担任伟创利集团高级采购主管、中外运敦豪(DHL)产品采购经理。现任GE医疗中国间接采购主管, 负责GE医疗集团中国区差旅、机票、酒店、会议会展、广告公关的采购工作。拥有十多年的间接采购实战及供应商管理经验,熟知间接采购流程,参与公司间接采购政策、流程的制定及编写,优化整合供应商资源,有效降低或控制成本。对供应商进行定期合规培训。

企业方李梅珂:目前,中国市场上服务于会务活动的供应商多如牛毛, 然而整体水平却参差不齐。从甲方的角度看,我们希望有能力的供应商能够提供全方位的、一站式服务,但符合这样要求的供应商就不多了。

那么,一场活动下来,到底多少服务费合理呢?供应商的办会经验、资源调配能力、解决问题的能力、执行能力、资金实力等都是我们考核的指标。服务费收取的多与少,也会在竞标中确定下来。总之,服务费的高低应该与供应商的整体实力挂钩。

另外,设计能力欠缺也是大多数会务公司的通病,客户的各种“无理要求”、紧迫的时间表、不充裕的预算等等,都会导致会务公司决策层不把精力放在提高自身设计水平上。事实上,这会影响会务公司的整体水平和长远发展。

当供需双方能在盈利与节省费用之间找到一个平衡点,做到双赢时,世界将是美好的。2014年,期待更有实力的会务服务商出现。办会容易,创新不易,且行且超越!



镇剑虹(Jeff ZHEN):上海港中国际旅行社董事长

镇剑虹先生大学毕业后即进入上海的商务旅游行业,曾在上海旅游事业管理委员会国际旅游促进处工作,负责上海旅游形象的宣传、上海旅游节的策划与管理工作。后进入商海,曾任禾木商务会展(新加坡)有限公司总监、上海中国青年旅行社会展中心总经理、上海青旅盛事会展服务有限公司副总经理、香港富豪酒店集团上海市场总经理等职务。目前在上海港中国际旅行社担任董事长。

PCO方镇剑虹:每当我走进五星级酒店大堂吧,每当我看着酒水单上几近暴利的酒水收费,每当我看到最后一行“本酒店消费加收15%服务费”,我都会联想到身处中国MICE行业的精英们。众所周知,MICE服务的大量精力和服务工作都集中在客户需求的不断变化更新中,而直观报价(即便包含利润差)也只是针对最先确认的项目评估的,在一个多月或更长时间的筹备中谁都无法预知共有多少变动,这些变动因素源于客户的挑剔、源于客户的折腾、源于会议举办地的突发状况。

所以,服务费必须理直气壮的收,这是服务价值,是人格尊严。至于服务费收取的百分比尺度应该坚持在10%,如果报价中包含机票等大份额项目单价,总价收取的服务费可进行拆算。而创意部分必须收到10%以上。或许甲方在机票、酒店预定中不同意支付服务费,那就评估占用资金的周期。但是涉及到会场租赁、设备、搭建、会后活动、团队拓展都应坚持向客户有理有利有节的争取。



汤梅洁(May TANG):纽迪希亚制药(无锡)有限公司薪资福利主管

汤梅洁女士毕业于中国药科大学英语专业,曾先后服务于上海市药材公司、法国爱的发制药有限公司,于2007年加入纽迪希亚,拥有近7年的会务组织经验,曾成功的组织了公司的年会、奖励旅游等会务活动。“成功的会务组织活动不仅需要组织者有良好的项目管理经验,专业的商务会奖公司是确保会议顺利成功的关键因素。”

企业方汤梅洁:目前市场上, 对于会议服务费的收费标准参差不齐, 从5%~10%不等,被普遍接受的标准在7%左右。但并不是说,MICE行业一定要制定统一的收费标准,市场的自然规律,决定了差异化的服务就存在着差异化的收费。但如有可能,就服务水平设定一些可量化的规范标准,可能对于今后的市场更有发展意义 。

会议服务市场依托于经济发展,从一开始的蓬勃兴旺,到经历2013年的动荡,如何调整定位,提供增值服务,将是这个行业需要思考的问题。就企业来说,迫切需要的是商务会奖公司能够提供一站式的服务,那就意味着会奖公司对于所服务的公司的定位,对于活动的需求都要有深刻的了解和认识,才能对前期的活动策划,可行性评估提供专业性的意见。在会议执行过程中,不仅仅需要呈现的是团队的执行能力,还需要有整体调控,组织协调,应对突发事件等等的能力。在将来,商务会奖公司需要承担的将不仅仅是提供会务服务的公司,而是成为企业会务活动的顾问。



曹萱(Anna CAO):恒瑞行传播总裁

曹萱女士作为恒瑞行创始人之一,曾在香格里拉酒店和中信旅游总公司工作,有6年酒店及5年旅游行业从业经验, 并于1998年开始投身公关会展行业,2001年联合创办恒瑞行传播,迄今,已积累了10多年公关、广告、会展经验,在会议商务平台的专业化、规模化、高端化运作,大客户的关系维护及项目管理、公司运营管理等方面做出了突出的贡献。北京、成都、厦门、济南、宁波、杭州等多个目的地城市会议产业战略顾问,2012品牌中国会议行业品牌女性。

PCO方曹萱:在第三方费用透明的情况下,一场活动服务费在15%~25%比较合理(其中不再只收创意,设计,人员等人工成本)。如果另收以上成本,10%~15%比较合理。创意、设计服务费用应占到总体费用的5%~10%。前期、执行、收尾按照10%~15%收取服务费会认为比较合理。

制定统一标准有必要:为客户和供应商提供双向服务保障,维护收益,防止低价恶性竞争,使行业良性发展。但这个行业的要求和需求比较多样化,制定起来比较困难。尤其客户较容易接受硬性支出,比如搭建、物料、AV设备等,但对于创意设计策划方面,接受度不是很统一。

前景光明但具有挑战。政府国八条的出台对会议市场有不小的影响,传统传播方式及理念的变化也会有些影响,政府小心谨慎花钱,企业更务实地花钱,加之税票的统一管理,一定程度上促进了市场规范和结构优化。恒瑞行积极应对行业变化,去年进行部分调整,迎合市场的需求,业绩稳步增长,总体来看前景是光明的。


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