数字化会议


成赋
五百强企业政府与公司事务部


今年的信息产业热点话题之一,就是微信到底要不要收费。在这里说这个事情,并不是微信收费与否与会奖差旅关系多大。而是想提醒大家,社交媒体时代,移动网络互联时代,会议也在悄悄地发生着变化——数字化。

这里说的数字化会议,一方面,是会议的内容数字化。传统的会议,无非是主题演讲、圆桌讨论以及与参会者互动。现在通过一些软件及互联网技术,演讲可以很容易改造成电子课程,在会议后成为同步教材。而社交媒体的出现,比如微博,已经可以让传统的讨论和问答环节参与人数大大增加,趣味性也大大提高,信息也可以准确迅速地传播。

一场传统的医学会议,比如300人参加。按照过往的做法,会场以外的人很难获取会场内的信息。而间接获得的信息,难免会在传播过程中产生噪音,传播效果有限。

但通过社交媒体,比如微博,一个会议可以通过微余热、微主持、微专家、微话题、微互动,让关注人群在整个会议的前前后后都有效地得到信息。因为某些微专家的关注人群量巨大,有几万甚至几十万,所以一个会议的影响人群可以达到一两千万。而且这个人群都是有效人群,对日后相关信息也会产生黏性。

数字化会议的另一面,是相对于组织者和供应商而言,用数字化的技术提高效率、节省成本。比如现在的航空公司,都是电子票务,也在大力推行电子值机。相信酒店住宿,也可以通过APP或者客户服务网站改善现有的入住手续,毕竟输入个人信息、提供担保等都是可以通过网络完成的。以后旅客要做的,可能就是凭着手机上的一个号码,或者二维码,直接到酒店前台拿准备好的房间钥匙就可以了。

至于会议期间的其他相关服务,比如大会日程、车辆安排、餐券,都是可以数字化的。这样做对用户来说方便,对组织者来说便于组织,而且非常环保。试想一下,还是300人的会议,以往每人每天要有三个餐券,而且经常发生丢失、乱用、每次结算都要人工清点,甚至不用也要产生费用。如果发电子的餐券,想必会解决很多问题。

当然,很多MICE公司本来就有很多软件和系统来完善衣食住行的管理,只不过,现在的科学技术已经前进到社交媒体这一步了,从字面上看,新媒体也会对传统会议带来积极正面的影响。现在,就让影响来得更猛烈些吧!