国际协会如何选择年会目的地


郑建明 上海旅游会展推广中心副主任


当一个机构拿到一份邀标书时,首先要认真地通读一下,看看胜算大概是多少?胜算不大的话就作罢!有时即便胜算不大,但之前从来没有这种经验的话,也不妨尝试一下,权当练兵,积累经验。之后,就开始准备标书。一般国际协会都有个董事会,由其成员投票决定下一届或几年以后的一届年会的举办目的地。标书如何写很有讲究,一定要根据邀标书的要求,逐项来回答相关问题。当然标书最好让一个母语是英语的老外把文字润色一下。

国际协会在拿到所有的应标书后,如何投票?董事会成员往往是根据标书里对相关问题的回答是否透彻来打分,如果有漏项,那就会失去相应的分数。最后选出第一轮的候选目的地城市2到3个。

随后,董事会会派人对候选城市和标书里推荐的会议场所以及年会的官方酒店进行实地考察。考察期间,一定要倾听并采纳国际协会代表的意见,在之后的陈述中得到充分体现。考察期间,接待不要太过铺张,贵重礼品绝不能送。建议送一些不超过20美元的比较讨巧的当地旅游纪念品或手工艺品。

董事会成员在最终正式决定之前,往往还有一个流程不能缺少,就是在当年的那届年会上要求应标机构和城市进行现场陈述。这个环节至关重要。如果国际协会对陈述有明确的规定,那就按照规定来准备。但有时候,有些国际协会也缺乏这方面的经验,不会详细罗列要求,这时候不妨写个邮件咨询一下。在正式进行陈述之前,必须要彩排、彩排、再彩排,尤其是在问答环节。一个小窍门是尽量在陈述时把有可能被问到的问题都通过陈述环节体现出来。最重要的是在陈述时,罗列一下国际协会到你这个目的地城市来召开年会的几大理由。

国际协会所看重年会目的地城市的几个要素就可以在这几大理由中体现出来。1. 出入方便。举办城市是否是国际航空枢纽,有多少国际航班,对这个问题最好做一下功课。2.会议场地和官方酒店。是否充分体现年会对主会场和分会场的要求;除了年会总部酒店,其他官方酒店是否可以步行到会议场地。3. 如果年会到你的目的地城市举办,你会对这个国际协会带来多少新的会员。如你能承诺能带来一定数量的新会员的话,所有有决定权的董事会成员在投票的时候会非常认真和慎重地偏向你的城市。4. 政府支持力度和范围。你的城市如果有现金奖励的话,那一定得陈述出来。如果没有具体的现金奖励数据,则可列举其他奖励政策。5. 团队工作。标书和陈述要处处体现团队工作,你的应标最好能得到该国际协会及该领域在全中国同行业的支持。

在国际上,竞争国际协会年会举办权,每个环节都不能马虎。但是通过几次的参与和经验的积累,就能一通百通、熟能生巧,基本上每个国际协会的年会竞选流程是相同的:邀标、应标、第一轮投票淘汰、考察候选城市、现场陈述、公布结果。国际协会看重年会举办目的地城市不外乎出入方便、合适的会议场地和官方酒店、目的地城市和国家给国际协会带来多少新会员的加入、政府支持和团队工作。