国际协会如何选择举办地的合作伙伴


郑建明 上海旅游会展推广中心副主任


因工作关系,平时有机会参与协助国际协会在会议举办地招募会务公司,发现其中有许多秘诀,与大家一起分享。

国际协会负责年会的相关人士在面试会务公司之前,会发给感兴趣的会务公司一些应标要求,以便会务公司准备标书。要求通常包括公司简介、公司的客户情况、自身优势以及承担相关会务工作的报价等。

会务公司在制作标书的时候,一定要制作精良和专业。如何体现专业?建议把陈述团队的名片放在标书里。会务公司在标书中介绍本公司长期负责会务活动的团队成员时,务必旁附照片。如果面试官没有要求你一定要在面试的时候把标书带来的话,可以考虑事先把其中的一份标书随附一封欢迎卡片让酒店工作人员放在面试官的客房里,以便他有足够的时间可以查阅。但切记不要送礼品,避免贿赂嫌疑。

应标的会务公司必须在指定的时间提前半小时抵达面试地点。陈述的团队建议在3~4人为宜,要专业着装,如有公司徽章,建议佩戴。每个人都不是天生的演讲家和口若悬河的陈述师,希望陈述团队一定要反复排练,最好不要一个人陈述,应该分工明确,让面试官从陈述这个环节中就能感觉到这是一个配合默契的团队。陈述一定不能超时太多,超时1分钟可以,5分钟太多。如果面试官问了许多问题,结果导致超时那是好事情。

在问答环节,会务公司不能只有答,也要有问。但是问题应该事先准备好,要问一些专业的有针对性的问题。抛出去的问题不宜让面试官答上来。而是要通过你的问题,让他非得找你这家会务公司来解决不可。譬如:会议期间展品入关和清关问题,国际协会是否会委托一家专业公司来负责?会议是否已经在中国相关部门报批备案?一定要切记面试官是希望通过问答环节,让会务公司能教他和告诉他在中国办会应该注意哪些事情,而不是他来教你如何操作会议(You can teach me instead of my teaching you)。

会务公司的报价是关键?太高不行,太低也不行。有时候,一家会务公司为了赢得项目,报价非常低,甚至许多项目都免费。面对如此低价和这么多的免费项目,一个国际协会的面试官曾发出这样的感叹,他如何养活他的团队?他的利润点在哪里?不得不怀疑他给出的项目成本水分太多?

会务公司报价有三种情况:一是每个参会人员的管理费(俗称人头费),其他费用都是透明的;二是整个大会的管理费,其他费用都是透明并经得起审计的;三是分类报价,收取一定比例的管理费。建议尽量避免收取每个参会人员的管理费,这种报价会引起很多争议。也不建议分类报价,因为零零总总各项成本的管理费加起来总数会很大。所以最讨巧的是报整个大会的管理费,并备注如果需要增加哪些工作内容,管理费另计。

最后,国际协会在选择会务公司作为当地的合作伙伴时最看重的是:专业。通过专业的标书制作和内容,专业的陈述和专业合理的报价,让国际协会的面试官放心地把项目交给你的团队来操办(You know your job very well. I can put my project in your hands with no worries)。