大型会议,如何操作?

程楠女士于2002年正式进入媒体行业,至今拥有10余年媒体从业经验。程楠女士的媒体职业生涯始于生活· 读书· 新知三联书店旗下某财经媒体,三联7年的锻炼生涯使程楠女士充分接触了杂志的各个环节,曾涉足流程、摄影、设计、编辑等多个岗位。程楠女士于2010年初加入MICE China,现任主编兼公司副总经理,主持公司(编辑部、行政、人事)的日常管理工作。2014年受聘为厦门理工学院文化产业学院兼职教授,并获得德国会议专家及瑞典旅游专家等证书。

主持人程楠:自上世纪80年代中期至今,中国的会议产业经历了迅猛的发展。当前,我国的会议产业正向大型化、专业化、国际化的方向迈进,在会议市场日益国际化的趋势下,大型以及超大型会议将成为会奖业发展的重要形式。本期我们邀请了大型会议场地提供商以及大型会议的组织者,来共同探讨PCO及企业在组织大型会议(5,000人规模以上)如何选目的地及场地,以及场地服务商可以为大型会议提供哪些增值服务。

刘海莹先生现任国家会议中心总经理,在酒店和大型会议中心工作时间超过30年,在国际会议和展览业领域拥有骄人的工作经验和理论水平。受全国会展业标准化技术委员会的委托,刘海莹先生牵头研制的《会议分类和术语》国家标准已于2014年8月1日正式实施,这是国内会议业的第一个国家标准;刘海莹先生合著有《会议中心的设计、运营与管理》、《会议业纵论》两本著作。2013年12月,刘海莹先生受国际会议专家联盟(MPI)邀请,担任MPI 中国大使;2014年10月, 刘海莹先生被选为UFI(国际展览业协会)理事。

场地方刘海莹:随着中国在世界经济格局中的地位日益凸显, 越来越多的国际用户将其顶级会议活动安排在中国举办。在接待中我们感受到,除了硬件设施要有极高的专业度、现场服务能够与国际接轨外,物流、搭建、环保等方面的精细化管理能力,正在成为高水准会展场馆之间竞争的新领域。当然,城市综合管理能力也是影响大型会议活动能否落地的重要考量因素之一。国家会议中心具有全产业链的业务架构,除了场地提供和会议、展览、餐饮等相关现场服务之外,还能够针对不同特点的客户,提供高质量的定制化服务。用户只需要提出基本需求,国家会议中心的项目经理就能为客户量身打造专业性强、创意度高的整体化服务方案。

陈松镇先生从事旅游工作30多年,高级导游。大学毕业后在中学担任教师。1990年进入上海春秋国际旅行社,长期担任亚太部经理、国际部副总经理兼国际业务总监等职务。2001年进入国旅集团上海有限公司,担任商旅分公司总经理。他带领的团队不断开拓,积极进取,与时俱进, 富有创意,为金融、医药、物流信息等世界500强企业提供各具特色的个性化策划与服务,赢得了良好的口碑。在上海旅游界被誉为“老法师”。

PCO方陈松镇:5,000人以上的MICE活动,选择目的地的要素有三条:第一是政府的支持,第二是要有10,000平方米以上的场地,第三是具有相同品牌或级别的星级酒店能满足5,000人的食宿要求。按常规,一般在一个城市举办3,000人以上的活动就必须提前几个月向当地政府提出书面申请。而5,000人的MICE活动,如果没有当地政府强有力支持与配合是万万不可能的。一般大型MICE活动场地的选择,我们考虑的是场地面积、座位、灯光、舞台、音响设备;团队进出通道、防火安全通道、停车位等。而展览馆或体育馆的有关管理人员素质及配合度最为关键,舞台搭建、灯光调试、各种线路安排及电源很多时候都是在晚上进行的。离开了当地人员的有效配合与支持,很难想象能完成大型MICE互动的场地布置。

李飒女士是中国饭店业协会国家级星评员、中国旅游海外推广中心顾问,于1997年至2010年, 担任重庆JW万豪酒店副总经理(业主代表),参与了酒店建设、筹备及运营的全过程。2011年至今,任重庆悦来国际会议中心总经理,主要负责会议中心及配套温德姆酒店的运营管理。重庆悦来国际会议中心作为ICCA会员,目前已成功举办国际国内极具影响力盛会, 如:2014中国500强企业高峰论坛、渝洽会、世界越柬竂华商大会、第三届国际新材料大会、糖酒会等。

场地方李飒:对于大型会议选址问题,首选一定是城市;其次就是交通的通达性、便捷性;三是会议场馆硬件是否符合要求;四是客户在选择上会综合考虑办会成本以及目的地对接服务商。重庆悦来国际会议中心着力打造智慧化会议场馆,利用APP串联24项子系统,提供包含吃住行游购娱和会议的一体化便捷服务,用电子商务、大数据等智能智慧化应用,为来渝参展参会的客人提供便捷高效服务和增值的商业附加值。对于客户来说,成功举办大型会议除了好的会议场馆外,软件上高效的服务是大型会议的保障。一切要以客户体验为中心,速度及效率是为客户提供良好的会议体验,保障大型会议成功的基础。重庆悦来国际会议中心作为专业的会议场馆,具有丰富的应对规模以上大型会议的成功经验。

牛雁女士从2000年进入酒店行业,先后在五星级酒店担任餐饮总监、副总经理等职务,2011年转战会议会展行业,带领专业团队仅花了4个月时间完成了会议中心从筹备到开业的工作,为全国会议产业展示最具现代化和专业化的会议中心而努力。牛雁女士在多年的业务实践中,对酒店及会议市场情况有着自己独特的理解及感悟,凭借着从未停歇的热情和乐观,及对市场敏锐的洞察能力,以高度精准的专业、良好和谐的沟通、坚毅的精神及强硬的工作作风带领团队克服行业低迷带来的困境,并创造佳绩。

场地方牛雁:过去,贵阳交通不便,全国各地到贵阳的航班和火车相对一线城市较少;高星级酒店发展滞后、数量不足,所以接待大型会议活动时解决几千人的交通和住房安排比较吃力,如今以上的问题已经得到极大改善。而贵阳国际生态会议中心打造的“定制化会议方案”和“会议管家”则是吸引大型会议活动的关键:定制化会议方案在与会议组织者的前期沟通中,根据该会议的要求和预算量身定制出个性化的会议方案,使之会议效果达到甚至超出期望。会议管家从会议活动筹备初期就渗透到会议的各个细节,为会议组织者提供一站式会议服务,帮助快速解决问题同时实时提供更多专业建议,在活动进行时提供细致周到的服务保证会议的圆满进行,为会务组创造高效率、高标准及精细周到的服务。

宝健(中国)有限公司1995年进入中国,是一家专业从事健康理念传播及健康领域的产品研发、生产与销售的大型港资高科技健康企业,拥有营养保健食品、美容护肤、日用护理和家居用品四大类别的近百种产品。作为国家高新技术企业、首都第一家直销企业、首都第一家健康产业集团,宝健以“健康 成就人生价值”为宗旨,服务千万消费者,并在全国建立千家网点,帮助10万伙伴成功就业创业。以“十年走遍全世界”为目标,宝健已带领14万人次周游世界,体验“努力工作,努力享受生活”的乐趣。

企业方宝健(中国):对于5,000人以上规模大型会议的场地选择, 我们可以从软硬件、其他需求等几方面进行考量。而其中有几个点可以供各位借鉴: 1)明确需求:在场地考虑上,一定先要了解场地方是否希望我们前来?这是一个供求方面的考虑,也是后期配合关系方面的一个基础;2)风格搭配:根据会奖旅游的目的,结合旅游的城市,选择搭配此次活动的场地。场地的风格、外观、氛围会直接影响到会议内容的有效促成;3)硬件考量:要考虑场地的硬件情况、能提供的软性服务、以及附加设施等等,借助得到的场地信息与自己的会议需求,进行取舍;4)组织经历及资源:我们还需要了解到场地方是否有承办过大型会议的经验, 是否有承办过同行业会议的经验。