成赋专栏:更新年度供应商(下篇)
成赋 五百强企业政府与公司事务部
在淘汰现有供应商的同时,我们也同时在全公司范围内号召各个部门推荐新供应商,这是优选供应商的第一步。
接下来,会公布全公司推荐的供应商,把他们的公司提交材料(Credential)和网站等内容在内部作公示。我们这次全公司推荐的供应商有20多家,进行了一个星期的公示。
一星期公示结束后,公司按照供应商的营业额、服务的客户公司、团队等综合打了一个分。我们从公示的20多个供应商里,选择了分数最高的5个进入下一轮。
最后的一轮,就是正式的竞标。公司里3个大的部门,每个部门拿出来一个下半年的大项目。甲方用户和采购把项目的目的、要求、预算、期望值都写出来,让5个乙方供应商选择至少两个,给半个月的时间准备标书,提出活动的主题概念、设计、思路、执行方案和价格。
半个月结束后,评标。采购部再次邀请全公司主要业务部门,包括提出标的的3个,花一天的时间,给每个入选供应商1个小时做提案,同时接受提问。参与的业务部门要写出平衡计分卡,并且当场签字。
提案结束后,采购再根据平衡计分卡的综合评分,经过与业务部门讨论确认,最后选出新的供应商,并通知所有供应商评标结果。当然,入选的供应商也会赢得投标的标的。
整个过程,历时三个月。期间,付出最大努力的是甲方采购部门,因为在协调时间和协调各个部门间付出的努力非常大。而且,采购部要力求过程公平、透明,给所有的供应商机会,但是该关上的门还是要关上。
面对这么长的流程,乙方不免苦恼其繁琐。实际上,甲方也一样。就拿听标那天来说,一天同一个案子听5个标,也是非常累人,中间都不休息,随便吃个快餐继续听,还要给分,也不是个轻活!而且无论出来的结果怎样,也不会有100%令人满意的供应商,这个时候,尽管是集体决定的结果,采购和评标团队的压力依然是非常大的。
但是最终,更新年度供应商对双方都是有益的。对甲方来说,有了新的供应商,就有创新,工作成果可能会焕然一新,成本也更节约。对于乙方,能在原有供应商名录里留下的,收获的是甲方的信任,会更加进取;新中标的,当然是鼓起信心风帆,铆足干劲大干一场;输标的,会知道自己为什么输,调整将来努力的方向;被淘汰的,也可以趁机调整一下业务,思考如何发展。因为这次被淘汰,说不定可以在下一次赢回来。乙方如果一直不知道自己的问题,还自以为稳坐钓鱼台,倒是说不定,有天被整个市场淘汰了。
所以,更新供应商虽然累,虽然有各种纠结,但是个双赢的结局!