PEACH 的“完美”挑战

项目名称:完美玛丽艳商务研讨会
参与人数:5,300人
组织商:东上海旅行社、金鑫旅运
场地:Pattaya Exhibition And Convention Hall (PEACH)
执行时间:2015年4月7日

活动背景

继2013年6月成功举办过活动之后,2015年4月7日, 完美( 中国) 再次选择Pattaya Exhibition And Convention Hall(以下简称PEACH)举办其“完美玛丽艳商务研讨会”,吸引了5,300个皮肤护理及化妆品行业的代表参加。为期一天的活动包括了一个重要的会议,参与者为玛丽艳不同职位的员工。

挑战

在PEACH举办如此大型的活动,挑战之一是交通。通常,组织者和几个当地机构例如交通局和芭提雅市政厅,会在活动前开会,以确保进出展厅交通畅行。同时也会确认相关细节,包括搭展和拆展时间、最终参与人数、安排座位和菜单、组织交通、人群控制,以及人员和资源配置。来自其他方面的挑战还有:团队到达/ 离开展馆期间客人的通行、午餐盒的打包。

活动执行

在本次活动举办之前,为保证活动的顺利准备和执行,Royal Cliff 酒店集团及PEACH的各个部门、以及活动组织方和交通运输单位开了多次会议。早在2015年2月,也就是团队抵达时间的两个月前,客户和场地之间就通过邮件和草稿布局图来商讨活动事宜。在承包商到达之前,所有的内部布置都需要PEACH来完成,布置在他们到达前3天就开始了。

针对餐盒的挑战,食物准备和安排以及打包、分配都提前完成。其中的每项环节里,食物的干净卫生和品质都必须严格把关。为此,厨房员工在活动前两天就到达以准备食材。午餐的打包需要以每辆大巴的客人数量为准。午餐后,剩余食物和垃圾都需要在下午会议开始之前清走。

组织商计划在一小时之内完成5,300个与会者进入展厅,为保证从大巴下车直到进入展馆大厅的一路顺畅通行,展馆把两个入口都打开,所有的自动扶梯被转到朝着大厅的同一方向。同时还在自动扶梯的两头安排了安保人员,控制扶梯上乘坐的人员数量。

在整个活动过程中,PEACH安排清洁工不断打扫卫生间、补充厕纸,餐饮部不断补充水站及一次性水杯,安保团队不间断巡逻以保证良好秩序,工程部不断检查来确保空调、灯光、自动扶梯和电梯等设备的正常运转。