【阳光晨语专栏】廖晨阳：采购酒店那点儿事（上）

廖晨阳 五百强药企高级采购经理

年底到年初的这段时间，是采购评估供应商续签合同的重要时段。我们的协议酒店也常常在这段时间签订。经常有酒店行业的朋友问我，你们怎么采购酒店呢，能不能把我们签到你们的名单里？在这我就给大家说说，企业采购酒店那点儿事。

企业方采购酒店从采购渠道上来看，有两种形式，一种是直接和酒店联系采购，我们称之为“直采”，另外一种是通过为我们操作会议执行的供应商来采购酒店，我们称之为“代采”。以往，大型企业由于会议繁多，工作量巨大，往往无法进行大量的直采，而是更多的通过第三方供应商来采购酒店。而近年来，尤其是由于合规形式的严峻，已经有越来越多的公司采取直采的形式，直接同酒店沟通，避免通过第三方公司代购酒店。我所在的企业从2012年起已经开始进行半直采的工作，即酒店资源采购由第三方供应商负责，但付款和合同由企业方直接同酒店签订。简单来说，就是会议公司推荐几套不同方案的酒店给企业，企业选择出中标酒店。这部分和代采一样，之后和代采不一样的是，不是由会议公司去签订合同和付款，而是由会议公司帮助酒店和企业方准备

合同谈定价格等事宜后，由企业方直接向酒店方付款，避免了通过会议公司转账。这样做的好处是，大大降低了通过第三方供应商代付的费用，避免了潜在的风险，价格透明化。但是这样做也有坏处，就是企业方由于公司大，内部流程复杂，往往不能够及时付出相应的款项给酒店，不能像会议公司一样可以及时付出小额的订金，造成酒店方不能确保资源的有效性。往往发生合同还没签完，定金还没付出去，酒店就将资源另卖他人了。从2015年一月起，由于合规和成本节约的双重压力，我们又将“半直采”转为全部直采。具体就是在酒店的筛选和搜寻上包括合同谈判和价格等方面全部由采购团队自己负责， 不再通过第三方帮助采购。这样做的好处是节约了采购成本，和酒店直接沟通避免了中间环节造成的差错，并且直接杜绝了不合规的酒店采购。但是这种做法，在没有解决付款压力的情况下，又带来了巨大的沟通工作成本。酒店方往往重视自己的硬件条件，常常强调于自己优越的硬件资源，却不知道在目前由于反腐倡廉的政策下，企业方对于酒店硬件条件需求降低，因此很多酒店鼓吹的自己的奢华装饰，实际变成了自己的硬伤。而酒店方一向不太看重的服务沟通能力等软性条件才是我们越来越重视的候选条件。

那么，作为五百强医药企业，我们在采购酒店时，具体会采取哪种形式呢？而我们更愿意合作的酒店类型又是什么样的呢？敬请期待采购酒店那点儿事（下）。