【案例】影业大咖齐聚“第一城”——邮电国际旅行社助力中美电影产业峰会
项目名称:2016中美电影产业峰会
项目执行:邮电国际旅行社有限责任公司
执行时间:2016年3月25~26日
执行地点:中信国安天下第一城
参与人数:约1,000人
2016年3月25日,以“影享无界•共赢未来”为主题的2016中美电影产业峰会在中信国安第一城召开,共计30余位好莱坞影界领军人物,近千位中外嘉宾出席,堪称中美电影业界交流史上最高规格的盛会。作为本届峰会的策划执行单位,邮电国际旅行社通过多年大型活动的实战经验,为此次中美电影产业峰会提供了出色的服务,并为与会嘉宾及参会人员带来了优质的会议服务体验。
多方沟通协调,沉稳有序筹备
本届峰会历经近三个月的精心筹备,邮电国际旅行社凭借多年实战经验,快速成立了有双语优势的专业团队和组织架构,在最短时间内克服文化碰撞,形成执行合力,将项目运营的优势在执行中发挥到最高水平,将跨地域、跨文化,变动大、需求多的组织工作做到事无巨细。所有标准细案、应急预案精细制作,组织协调流畅有序,获得了中美双方的一致认同。
高科技元素集中应用
邮电国际旅行社负责本届峰会主视觉和全部形象延展物的设计,并在设计中最大限度将高科技元素在峰会中进行了集中展示。为增加与会嘉宾对电影产业论坛身临其境的科技体验,特在主会场门口设计了小型尖端沉浸式科技展,不仅为电影人,也为观众提供了非常震撼的沉浸式体验。
永不忽视接待细节
为了保证服务质量,提升各环节衔接的流畅性,邮电国际旅行社在细节上下了很大的功夫:首先,为参会外宾提供近乎一对一的贴身翻译,体现了邮电国际旅行社在会议组织及第三方管理丰富的实战经验;其次,采用新媒体签到流程,证件划分清晰、安排合理流畅,为有效地完成嘉宾分类和接待管理提供了便利;再次,本届峰会入住、餐饮地点多点交叉,宴会、自助餐、商务餐、工作餐同时启用,在餐饮控制管理上安排专人专职,同时从北京洲际空降餐饮配合,满足了特色餐饮供应,保证了食品安全;此外,本届峰会交通综合复杂,峰会邀请的各类人员均分批次到达、需在不同场合参与不同项目,由此需在各个地点频繁穿梭,加之中信国安第一城内摆渡车需求量大,是对综合交通的统筹安排能力的考验;与此同时,在前期周密的部署及会中严格的把控下,各现场的安检和安保工作也得以顺利完成。