【阳光晨语专栏】年会的苦恼(酒店篇)

01
廖晨阳 五百强药企高级采购经理​


转眼2016年就过去了一多半,又快到年底了,也是各种会议活动集中爆发的时间,各大公司都会集中在年底到年初的这段时间开公司年会。

由于大型会场资源有限,我们不得不每年在一进入下半年就早早地开始进行年会地点的选择。而每年的这段时间也是非常痛苦的一段时间, 会碰到各种问题,很少有一帆风顺的时候。可能大家会说,现在都互联网化了,你可以上网智能搜索啊。是的,现在和过去比确实信息丰富,搜索的方式也多,智能化,简单方便了很多。可是再智能也得有足够的硬件条件的酒店或场地,这个时候是场地为王。谁有能容纳足够人数的房间和会场谁就是我们的救世主啊。

很多酒店希望我们考虑他们的酒店,问我们筛选条件是什么。首先是酒店的硬件条件,如果酒店会场不够大、房不够多,那其他就不用提了。然后才会考虑目的地交通、天气、温度、开会场地的数量、各酒店之间的车程、酒店的服务水平等等条件。另外还要考虑酒店的资方背景,政府背景的酒店容易被临时征用,如果选择这类酒店作为会议尤其是年会场地则要做好备份。去年的年会,我们选择的酒店就被政府临时征用,由于大多数员工的航班已经进行了预订,因此不便更换地点,只好启动备用方案,分拆到了9家酒店加2家会展中心,共11个场地举办会议。对于这种临时的变化给我们造成的恶劣影响,公司是‘零容忍”的,所以我们基本不会再和这家酒店合作。

近年来, 公司人数的增长,找个合适的酒店开会已经是越来越困难的事情。由于大家的会议时间比较接近,有限的几家符合条件的场地也是大家所关注的目标, 往往都希望早早的定下来。那什么是采购方期望的酒店合作模式呢?可以用三个词总结:支持、灵活和配合。

大型年会, 牵扯的部门多,要求复杂,这就需要酒店和会议服务公司有很好的合作能力。有些酒店销售人员很好,但是客服部门的能力很弱,现场的调动能力包括协调都很差,服务灵活性很差,使得会议还没开,会议组织者们就个个心惊胆颤的,惟恐出现什么新问题。有些酒店从财务到法律等后勤支持部门更是百般刁难,使得办会人员不胜其烦,还没开会就感觉已经被折磨的退了几层皮。

一个会议的执行离不开好的执行人员,大型会议更需要酒店管理方更多的配合,很多事情体现在一些细节上。除了好的硬件条件,细节服务的支持将给双方的合作造成影响。由于能容纳数千人的大型场地酒店的资源有限,规模差不多的各企业基本轮流选择在这些地方开会。在会议采购圈口口相传的口碑能够带来更多客户的光顾,这种影响力远远大于酒店销售地摊式的宣传效果。当然,如果酒店和场地口碑不尽如人意,也会造成负面影响,使得接下来的客户打退堂鼓。尽管硬件条件好,但是如果没有好的服务和酒店政策的配合支持,会议还是难以顺利举办。

还是那句话,细节决定成败。期待今年的过程一帆风顺 。

* 以上言论为作者本人观点,不代表本刊立场