【阳光晨语专栏】年会的苦恼(会议会展公司篇)

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廖晨阳 五百强药企高级采购经理​


年会一年只有一次,一般都是甲方一年最大的活动了,需要执行方,各公司都纷纷使出浑身解数想拿下这个大标。那么,我们是怎么选择年会执行商的呢?

前文介绍过,有成熟采购系统的公司一般都有一个签约供应商名单,采购一般一到两年对协议供应商名单进行重新评估和招标。签约供应商相当于服务这些公司的牌照,只有拿到这个牌照,进入到协议供应商体系中,才能参与个案的竞标。这个牌照也不是一劳永逸的,年度评估的时候需达到相应的评估标准才能续约为下一阶段的协议供应商。签约进入协议供应商体系,也不保证能进入在日常竞标中每次都有机会参与,采购通常会考虑供应商的整体水平特点和工作繁忙度来考虑邀请参加竞标的名单。年会的规模比较大,所以通常会邀请具有相当实力的供应商参与竞标。

我们每年初有两个大型会议,一内部一外部,都需要比较大型的搭建,两个会议的时间前后不到一个月, 为了保证执行效果,通常我们不会将两个会授给同一家公司,而是会选择两家公司来执行。对于甲方来说,这些活动需要招标比稿, 而每个项目活,会展公司参与招标都需要投入大量的人力精力,创意策划,对于希望渺茫的单就不愿意投入更多时间精力跟进。像我们公司连续三年的年会都由同一家圈内著名的活动公司中标,其他公司在做方案时就表现得不够积极,甚至十分懈怠。而今年由于原执行公司的团队全体跳槽,新任团队还未取得信任,出现空挡。由于中标可能性加大,标的金额又比较大,各家公司更是纷纷拿出看家本领来争取此单。我们看到了非常多精美的案子,非常棒的执行团队,一时间非常难以取舍。有一家的方案我们觉得非常有新意,这家公司的执行团队也是圈里挺尖的公司,值得信赖,但是我们的参与评标的团队却一致不看好甚至有点气愤。为什么呢?原来这家公司因为合作时间不久,平时我们的案子虽多,但是都不大,仅有的几个大型会议,由于刚开始合作因此他们也没有拿到合作的机会,因此在平时的表现不甚积极,方案不用心,客户服务也跟不上,一向被用户部门所诟病。本来这次年会时因一个机会想请他们向用户部门展示一下自己的能力,他们也确实很好地展示了他们的实力,但是却和他们平时的表现有天壤之别。我们震惊于他们平时隐藏的实力,更加气愤于他们平时的服务态度。原来不是没有能力,而是没有用心。我非常理解供应商需要根据客户的业务量单子的大小调配自己的资源,但是尊重客户,认真对待每一个案子是双方信任合作的基础。平时因为活小或者希望不大就不努力,等到有好的机会就打破头地想争取,这样的供应方是不会被客户接受的。

认真对待客户给予的每一次竞标机会,认真对待每一个案子,无论大小,说起来容易,能做到的不多。最终我们将年会交给了也许在方案创意方面不甚满意,但是却在平时沟通到位,无论案子和中标机会大小都认真对待的合作伙伴。因为尊重和信任才是合作的基础。

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