【楚有才专栏】政府会议的特点和难点


楚有才 MICE行业人士


会议服务市场有三个板块:企业会议、政府会议、协会和非盈利机构的会议(商业会议公司由于是自己服务自己,从不外包会议服务,所以不算会议服务市场)。

如何服务企业会议和协会会议已经很成熟了,当然,服务企业客户和协会客户的公关和广告公司也能够很好地服务政府客户,但是服务政府客户有一些特点和难点,所以一般而言公关公司和广告公司很适应,这时候传统商务旅行社出身的公司就比较“耐得烦”。

政府会议的特点

其一,举办政府会议,主办方把大量的精力放在了服务领导上面,衡量政府会议是不是成功的关键是看开幕式以及领导走出会场时的表情。因此,为了达到这个目的,牵扯了主办方80%以上的人员和精力。每个人都要服务好自己的直接领导,因此这个时候规则基本不管用。那么,什么是规则?领导的意见和指示就是规则。然而,往往政府部门层级多,因此往往领导意见还不统一,这就是一个很大的难度。

其二,政府会议跨部门的沟通协调难度大。尤其是政府举办国际一类会议的时候,往往牵扯到十几个政府部门,每个部门都有自己的领导和主管部门。每个部门都要发表意见,每个部门仅仅承担一部分责任,也仅仅负责自己那一块,因此这就存在一个扯皮打架的事情。按照科斯的说法就是产权不清,交易不行。

其三,越是级别高的政府会议,越是存在着无人做主,没人做得了主的现象。哪怕是一个部长牵头做筹备委员会主席,很多事情他也做不了主,他也有自己的汇报对象。因此,政府会议不到开会前两天什么事情都没办法决定,最高领导能不能来参加,24小时内都有变数,这就害苦了那些做会刊做会议资料的人,天天在改,天天在变,公关公司哪受得了?

其四,政府会议的程序规范性是刚性的,操作起来特别难。八项规定以来,出了很多奇葩的一刀切的政策,这就产生了有钱不能用,有钱不敢用,该用的不能用,不该用的又浪费厉害。政府会议,前有招标,后有事后审计,且都是第三方的。千万别掉以轻心,以为中标了就开心了,事后审计扒你三层皮,死的心的都有了。审计问你:招待酒会喝的什么酒?国产的吗?哪里买的?几几年的?买了多少瓶?有多少人喝?有喝酒名单吗?喝剩下的有吗?剩下的怎么处理的?搞不好每个问题都要写说明。住宿、吃饭、交通也是一样的无数多个问题,搞不好审你三个月不为过。

其五,政府会议对于商业规则不太重视。越是层级高的会议越是如此:为了保障大局,以红头文件征用场地,价格减免,甚至免费到底是很正常的。为了保障峰会的胜利召开往往不计成本。为了不出事儿,都是定点、指定、单一采购。结果不得不在合规、安全、节约、精简、服务满意度等不同的维度之间相互纠结。因此主办方、服务方都得了精神分裂症或者强迫症。

政府会议正在进步

但是,不得不说,越来越多的政府机构意识到了举办会议的专业性的重要性和难度,越来越愿意采购会议服务,越来越多的机构遵守市场规则,这不得不说是政府的一大进步。

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