【楚有才专栏】制定会议活动预算的基本原则


楚有才 MICE行业人士


预算是会议活动的战略工具,直接关系到活动的成败,作为一个会议策划人必须要有把控会议预算的能力,从而开源节流,降低财务风险。以下就是编制预算的几个基本原则。

第一,首先必须明确会议活动的财务目标是什么?

在接到一个活动的时候,首先问问自己(或主办方),这个活动的目标是什么?不同的目标决定了预算怎么做。具体而言就是,这个活动是盈利的、盈亏平衡的、还是纯粹花钱的活动。很多决策者口口声声说这个会议是非盈利性的或者投钱的,但在执行之中,却又拼命地压低预算,甚至希望盈利,这就很难两全。因此,开始就要明确会议的目的是啥,赚钱就赚钱,投钱就投钱,名利不可兼得。

第二,预算是一个动态的过程

英文通常用budgeting代替budget,因为budgeting是动名词,所以预算是一个动态过程,随着会议进度的开展,收入和支出都是变动的,需要进行监测、预警。为了应对不确定性,通常会按照总支出的3%~5%预设不可预见费。50万元以下活动以及在异地举办的活动的不可预见费的比例应当调高。此外,不同类的会议,不可预见费也不一样。通常:政府会议>协会会议>公司会议。因为政府会议的变化往往难以掌控。

第三,收入按少的做,支出按照多的做

千万不要为了预算的漂亮人为地把收入做高,而把支出做低,人为地让会议“盈利”,这样的方法是损人不利己。正确的方法是收入尽量往小里做,支出尽量往大里做,尽可能谨慎。如果这样做还能盈利,说明财务状况很健康。如果支出/ 收入比大于1.2就要预警了(研究后续有没有收入增长的空间),系数大于1.5就很危险,需要重新认证可行性,如果大于2几乎需要推倒重来了。

第四,仅仅计算可变成本和固定成本是不够的

大多数策划人和主办方都已经习惯了固定成本(例如场租费)和可变成本(如餐饮费)。但仅仅计算这些是不够的。因为忽略了策划团队的行政管理成本和人力成本。这个费用其实很大,尤其是当一个会议跨度超过半年以上的时候。因此,不管是自己主办会议还是为别人提供外包服务,这笔账要算清楚。这笔账也是机会成本、管理成本、人员保留成本,可以少收但绝不能不收。

第五,做了这么些个会,有没有什么经验呢?

通常而言,会议开始前的一个月,会议的收入基本上就不会有太大的增幅了。这时候就要赶紧锁定并控制成本了。一般而言,注册费的收入能够占总收入的20%~30%是很不错的,其余的收入主要靠赞助费。注册费收入比例能够收得越高,说明这个会议越牛(说明对赞助商的赞助的依赖度不高)。

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