【成赋专栏】现代启示录(3)


成赋 五百强企业政府与公司事务部


公司设计大庆典的时候,有全球范围的活动,有区域性的活动,有内部活动,也有外部活动。对这样的活动,每个员工都很期待自己能从公司的庆典中得到什么,这就涉及到了组委会和全体员工的沟通——内部沟通。

一位公司的负责人曾对我说过,他的工作只有一个,就是沟通。在千百人的大公司,尤其是全球公司,沟通这个事的重要性不言而喻。但要是想做好,可以说难度不小。

内部沟通和外部沟通

公司设计这次大庆典的时候,有全球范围的活动,有区域性的活动,有内部活动,也有外部活动。对这样的活动,每个员工都很期待自己能从公司的庆典中得到什么,这就涉及到了组委会和全体员工的沟通——内部沟通,也就是跟员工说什么。

当然,公司的客户、政府、供应商、合作伙伴等也都很期待到底这样的庆典如何举行,公司会借助庆典搞什么新的投资或者举措,这就涉及到了外部沟通——跟客户、媒体说什么。在不同的范围,沟通的信息自然不一样,也可能造成麻烦,而且百密难免一疏,再详细的计划也可能有纰漏。

事先进行内部沟通

这次活动的全球庆祝,准备邀请很多世界各地的客户。客户的名单统计好之后,总部就把邀请函的电子版本,给客户都发了出去。其实道理上,总部发了一封电子邮件邀请这没什么问题,可是这次邀请函的发送,却没有通知或者抄送所有国家和地区客户经理。最早发现问题的是日本,日本质问总部,客户好像收到了电子邀请函,但是负责客户的经理却不知道这个邀请函是什么时候发送的,内容是什么,这样他们拜访客户的时候,客户提起了,内部人员还不知道,就尴尬了。

这个尴尬紧接着也发生在其他国家。尤其是在亚洲地区,因为文化的原因,很多亚洲客户,特别是大客户,更习惯于公司当面派人发出邀请,而不是收到一封电子邮件看上去这么随便。这次外部沟通大家发现问题反馈后,全球总部及时作出了调整,接下来的每个步骤,都有事先的内部沟通,然后才是对外沟通。

外部的问题解决了,内部还有问题。公司的管理层出于好意准备给每个员工发一份礼品。可是礼品的金额有多少,什么时候入职的员工可以拿礼品,是不是要缴税,这些问题没有跟负责薪资的人力资源说好,就先把这个好消息通过内网发布给了员工。结果员工跑到人力资源去问,人力资源也一头雾水。

这两个事例,说明了大型活动沟通的重要性。为什么要沟通,除了提供信息,还有一个目的:那就是达成一致!Alignment——这是组织里更重要的一件事,我们下次细说!