【成赋专栏】现代启示录(6):丑话说在前头


成赋 五百强企业政府与公司事务部


中国人经常说咱们把丑话说在前头,然后怎样怎样……意思就是有言在先,实际情况如此,你要理解。其实“把丑话说在前头”这个原则,对活动管理来说也是非常重要的,这叫给对方设定合适的心理预期。越大的活动,越要把活动的细则、安排和可能出现问题的地方,都说在前头。在MICE这个行业里,也就是临行前要有个出团通知。

有人会说,做个出团通知还不简单,现成的模板,复制粘贴,十分钟就能做完。但是活动前的沟通非常重要,为了避免不必要的失误,通知还是越详细越好,书面的不够还要开沟通会,而且要不厌其烦。

比如在大型的活动上,参加的客户有内部员工也有外部客户,这个时候就要考虑两种版本的出团通知,因为内部接待报销和对外部的礼数是完全不同的。当然这个函不能直接叫通知,可以写成了欢迎信,欢迎大家参会,然后先把日程写好,接着交代衣食住行,再加注大会工作人员的工作地点时间。细心的还可以写上天气预报,提醒打点行李。

有了欢迎信,就要做沟通会,内部员工先沟通,再让客户经理跟客户沟通。如果来客有海内也有海外,那么英文中文的版本都要准备。刚才说两个版本,现在就变成了2+2=4个版本。对老外还要注意一点,就是告知什么场合穿什么衣服。正式非正式?正式是西装还是礼服?非正式是衬衫外套还是可以直接短袖衬衫得写明白,不写就有人问。

开完沟通会,把通知发掉,通常问题就来了。你会发现你说过三遍以上的事,还是有人来问。要耐心,说第四遍,第五遍……为什么?因为你这个时候不说,会后就有人来找你。

我最近在公司组织的活动,发现了一个特点。事先问的越多的,到了现场越是没有问题,事先不问的,会后全是问题。而且同样的通知,老外的问题少,中国人问题多。白纸黑字有人看有人不看,这是不是说明了我们跟外国人真是不一样?虽然我不知道怎么跟老外说我把丑话说在前头,可是我觉得老外比中国人做得好。

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