会议目的地的选择


徐亮
恒瑞行传播上海分公司负责人


会议目的地是一场会议的基础硬件之一,一个与会议匹配度高的目的地,无疑会对会议本身增色不少。选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议目的地非常重要,面对众多的场所,到底怎样去选择呢?

列出可供选择的清单

必须制作一个目的地会议场所清单表,清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理,表明了酒店的条件好坏,将大大便于各个场所的比较和选择。

选择合适类型的场地决定了目的地的选取

选择适合的会议场地,必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

· 按类型划分

A、商务型酒店:这类酒店无论在外观,还是在内部硬件设施,以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层),一般都充分体现了商务高效、快捷。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议。

B、度假型酒店:这类酒店一般建在旅游胜地或海边,外观、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色,集休闲、娱乐于一体,并能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动,这些无疑大大方便了会议单位。

· 按地点划分

A、位于市中心:在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店,这样与会者的随行家属便有很多活动可做。

B、位于市郊:对于当地可自驾前往的与会者来说,这类酒店是大受欢迎的。

会议类型与场地的搭配

1.举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所。

2.研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境。

3.重大的奖励、表彰型会议一定要有档次,要引人入胜,会议的目的是对杰出表现予以奖励。

4.对于交易会和新产品展示会,需要选择有展厅的场所,还要求到达会场所在城市的交通必须便利。