中国亟须建立专业的会议运营模式

访上海澳卓会务服务有限公司大中华区总经理王礼伟

王礼伟
上海澳卓会务服务有限公司大中华区总经理

人物介绍

中国会议团队影响世界

在中国工作的六年时间，我观察到会议行业的一个发展趋向，就是越来越多的国际公司在中国建立了自己的基地，比如亚太区总部，甚至有些公司已经把大中华区列为另外一个区域了。这其中最主要原因是中国本地消费市场有足够的能力去支撑运营，且不容易受到外部环境的影响。可以这么说，中国市场的存在刺激了整个会议行业的发展，当然从另一方面来说，这些国际公司带来的商机也促进了中国经济的发展。

2012 年中国经济发展相对平稳，虽然步伐慢下来了，但还是能看到发展的势头。那些还没有参与到中国市场的大型跨国公司也已经跃跃欲试，所以这个趋向在未来几年还会延续下去。中国会议市场处于一个慢慢成熟的过程中，从中国走出去的会议团队在世界上已经体现出了影响力，比如安利集团，他们每次活动都是1 万多人的大型团队，这在当前的经济环境下是很少见的。

入境会议团队将目光投向中国二、三线目的地

除了走出去的会议团队，中国更有接待国外会议团队的条件和能力，特别是国内的一线目的地，会议设施在世界上都是一流的。会议行业在发展过程中会出现一些变化的因素，尤其是在接待国外会议团队这方面，国外的会议团队已经开始把目光投向那些比较“另类”的目的地，比如西安、桂林等，它们有的是文化深厚的古城，有的是拥有极具特色的自然风光。

中国会议行业的发展，有特色的二、三线目的地是关键。这些目的地自身也在迅速发展，变得越来越有消费能力，会议条件也不比一线目的地差。比如成都，会议行业发展得非常快，以现在这个趋势，再过几年，成都也许会成为国外会议团队来到中国的首选目的地。未来几年，我们会看到有更多来自国外的会议团队选择在中国的二、三线目的地做活动。

中国亟须建立专业的会议运营模式

在澳大利亚， 每一个州都有一个CTB（Convention Tourism Bureau），目的地有了一个专注会议的团队，就可以花更多的时间和精力去研究如何为目的地做会议活动的推广，不管是北京、上海还是广州，这些一线目的地普遍缺乏专业的运营模式，做事就没有那么细致，细节证明一切，所以中国亟须建立这样的机构，组织一批专业人员去运作。

与我们公司合作最多的是悉尼会议奖励旅游局（Business Events Sydney），他们会非常积极主动地去了解把客人吸引到目的地来，都应该去做什么工作。他们与我们公司有很密切的交流，还会给予我们很多支援，甚至竞标开会都会陪我们去，在我们之间形成了一种互相支援的关系。在中国不管是在哪个目的地，在专业的会议及奖励旅游管理部门方面还比较不成熟。旅游局每个目的地都有，只要再稍微努力去做一些针对性的推广，我想，效果一定会非常好。

合作伙伴是选择会议酒店时的首选

中国拥有非常多的国际水平的四、五星级酒店，全球主要的酒店集团都来到中国了，雅高、喜达屋、希尔顿…… 作为planner 我们不会替客户做决定，只是向他们推荐和我们合作比较密切的酒店。在选择酒店方面，我们最先考虑的就是合作伙伴，我们和喜达屋集团关系比较好，会先向客户推荐喜达屋旗下的品牌酒店，这当然只是其中一个因素，还要有相应的场地条件，房间数量作为保障，相互信任的良好关系让我们在运作一项活动的时候也能够得到酒店方面的充分支持。我们在中国的这八年，已为喜达屋旗下超过20 家的全新酒店策划了开业典礼，合作非常愉快，建立了合作关系对双方工作的开展都是有利的。

交流是最有效的销售手段

从酒店方面来说，当你有了一个（或多个）这样的合作伙伴，酒店管理者就可以告诉sales ：“我们现在有这样一个合作伙伴，请尽可能多地与他们交流。”Sales 的常规渠道每个人都会做，但我所说的交流，跟PCO、DMC、Organizer 培养关系却做得远远不够。作为一个Sales，应该定期去和合作伙伴公司交流，不断提醒对方“我在这里”、“我需要生意”，他们在做方案的时候就会第一时间想到你的酒店。我也是这么要求我们公司的sales的，我认为这是最有效的渠道。我们做的是服务行业，服务行业最关键的是什么？就是人与人的交流。

在酒店能力范围内，只要能为客户提供服务的事都应该去做，这是服务行业一个基本的道理。我们合作过许多酒店，服务灵活度最高的是香格里拉，这和他们的品牌文化有关，香格里拉在关注客户需求方面的培训做得非常到位。酒店如何去更好地让客户有比较满意的体验，硬件是一方面，还有一样至关重要的，就是员工所代表的酒店整体的服务意识有多高，这很重要。